Enregistrement
Protocoles d'inventaire
Un protocole définit ce qu'un enregistrement doit contenir : quels champs apparaissent sur le formulaire d'observation, lesquels sont obligatoires, les unités et les listes de valeurs, et ce qui constitue une observation complète. Chaque enregistrement d'un projet est réalisé sous un protocole, qui détermine aussi le formulaire présenté à la personne qui saisit.
Ce qu'un protocole contrôle
Le protocole définit la structure que produit l'enregistrement. Changer de protocole change le formulaire avec lui, c'est pourquoi Formulaires et champs personnalisés et cette page traitent de sujets voisins. La page des formulaires traite de la mise en page et des contrôles au niveau des champs ; celle-ci traite du protocole qui détermine d'abord quels champs existent.
| Ce que définit le protocole | Effet sur l'enregistrement |
|---|---|
| Champs présentés | L'ensemble des champs de données qui apparaissent sur le formulaire d'observation. Les champs non inclus dans le protocole n'apparaissent pas et ne peuvent pas être remplis. |
| Champs obligatoires | Les champs qui doivent être remplis avant que l'enregistrement puisse être sauvegardé. La validation s'exécute à la saisie, pas à l'export. |
| Unités et listes de valeurs | Les unités attachées aux champs numériques (mètres, degrés, effectifs) et les options fixes proposées dans les champs à choix. Elles sont fixées par protocole, si bien que tous les enregistrements d'un projet utilisent le même vocabulaire. |
| Regroupement des enregistrements | How observations are grouped: into survey visits, or left ungrouped as incidental records. The grouping structure determines what the visit prompt shows when you start recording. |
Les protocoles inclus
Seven survey protocols ship with the app: Casual / incidental, Site visit, Timed area search and Walking transect under "Other", and Vegetation — Braun-Blanquet, Vegetation — % cover and Vegetation — Drude relevé under "Vegetation". The project created on first run uses Casual / incidental. A project you create later has no protocol until you assign one; until then new records use the casual protocol's core fields.
The list on the device is the best place to read each protocol: it shows the full description, the fields it includes and their settings. Open Menu → Protocols and tap a protocol to open it; the Information tab shows its description and settings, the Form builder and Custom fields tabs show its fields.
Choisir le protocole d'un projet
One project records under one protocol. Your first project starts with Casual / incidental; later projects start with no protocol and use core fields only. Assign the protocol when you know your method, before records are entered.
- Open Menu → Projects and tap the project.
- In the Survey protocol section tap Assign a protocol (or Change if one is assigned).
- Choose the protocol in the Choose a survey protocol list and tap Done. Assigning copies the protocol's full template — forms and custom fields — into the project.
- The observation form reflects the new protocol from the next record onward. Remove keeps your data and the core fields.
Un protocole par projet. Un projet est défini par un protocole unique, car mélanger deux structures de champs différentes dans un même jeu de données complique l'analyse. Si votre travail exige réellement deux méthodes distinctes, créez deux projets et exportez-les ensemble.
Modifier un protocole
The seven built-in protocols are read-only. To adapt one, open it in Menu → Protocols and tap Clone; the copy is a custom protocol you can rename and edit. The practical case is a method close to a standard one that adds two or three measurements: clone, rename, add the fields. That way you keep the structure you know and only change what is different about your method.
Editing a protocol does not alter records already entered. Those records retain the field values they were given at the time. Projects that already use the protocol keep their copy until you tap Push to assigned projects in the Protocols Studio; from then on new records in those projects use the updated definition. To change the layout for one project only, use Customize on the project form instead.
Naming your edited protocol. Give it a name that distinguishes it from the original so that anyone reading the exported data can identify which definition was in use. The protocol code travels with every export.
Écrire le vôtre
The Protocols Studio (Menu → Protocols) is where custom protocols are created — tap New protocol and choose From scratch or Clone existing. A protocol has a name, code, description, group, required fields, effort thresholds and vocabulary sets, plus its own forms and custom fields on the Form builder and Custom fields tabs. The field-level work — captions, data types and whether a field appears in list views — is covered in Forms and custom fields.
Gardez les protocoles aussi simples que la méthode l'exige. Un protocole comportant de nombreux champs obligatoires ralentit l'enregistrement sur le terrain ; un protocole sans aucun champ obligatoire produit un jeu de données qui peut être incomplet d'une manière que l'on ne découvre que plus tard.
Validation
Required fields are enforced when the record is entered, not discovered at export. Fields the protocol marks required are enforced when the record is saved: the form lists the missing ones and does not save until they are filled.
Une valeur manquante peut être renseignée tant que vous êtes encore sur le site. Une fois l'export produit des mois plus tard, elle ne peut plus l'être. La validation coûte quelques secondes par enregistrement et évite des lacunes qu'il sera impossible de combler ensuite.
Les champs qui ne sont pas marqués comme obligatoires peuvent rester vides. Ils apparaîtront dans les exports sous forme de cellules vides plutôt que de provoquer une erreur.
Changer de protocole en cours de saison
Vous pouvez changer le protocole attribué à un projet au cours d'une saison. Les enregistrements existants conservent les valeurs avec lesquelles ils ont été saisis ; ils ne sont pas revalidés au regard du nouveau protocole. Seuls les nouveaux enregistrements, saisis après le changement, sont régis par l'ensemble de champs et les règles de champs obligatoires du nouveau protocole.
Si le nouveau protocole comprend des champs que l'ancien n'avait pas, ces champs seront vides dans les exports pour les enregistrements existants. Si le nouveau protocole omet des champs que l'ancien possédait, les valeurs de ces champs sont conservées dans la base de données mais n'apparaîtront pas dans le formulaire des nouveaux enregistrements.
Documentez le changement. Notez la date à laquelle le protocole a changé, soit dans la description du projet, soit dans un fichier de notes de terrain distinct. Une analyse qui regroupe des enregistrements d'avant et d'après le changement doit tenir compte des structures de champs différentes.
Partager un protocole
Protocol and form configuration travel together in the project setup file. Open the project, tap Share, and send the .ecsurvey file to each device; importing it (Menu → Projects → Import) gives that device the same protocol, forms and custom fields. Every recorder on the study then sees an identical form and records under the same required-field rules. Exporting the project to Google Drive also publishes the setup, which other devices receive with Download from Drive + merge…. See Forms and custom fields and Google Drive collaboration.